Planificando
Uno de los retos que enfrentan frecuentemente los planificadores y la gente común es prever el tiempo para ejecutar una tarea o un proyecto. En principio, este problema está asociado a factores como la carencia de información acerca de la tarea que se planifica, la falta de experiencia, el poco conocimiento de quienes planifican y l< falta de tiempo para analizar a detalle los agentes que intervienen en lo que se planifica.
Existen también factores cognitivos, vinculados al tipo de información que una persona selecciona duran
La planificación es un proceso en el cual se establece sistemáticamente la secuencia que se seguirá para pasar de un estado actual a otro futuro y alcanzar una meta en un tiempo previsto.
El proceso de planificación se basa en 3 principales pasos; los planificadores reciben especificaciones del proyecto en forma de 'alcance del proyecto'. Con esta información, elaboran una secuencia preliminar para el desarrollo de sus etapas, para las cuales existen herramientas electrónicas que ayudan a establecer la secuencia de las actividades; y por último se prevén los tiempos de ejecución de cada actividad y el tiempo total del desarrollo del proyecto.
Sin embargo. ¿En realidad disponemos de toda la información cuando se planifica?
La falta de información o el desconocimiento acerca de la existencia de determinados fenómenos se pueden explicar mediante el principio de la 'racionalidad limitada': como los seres humanos no tienen acceso o no pueden procesar toda la información disponible en su entorno, parte del trabajo de decidir se hace en medio de la incertidumbre. Por lo tanto, las decisiones pueden ser satisfactorias, pero no óptimas. En consecuencia, al planificar sólo se calculan tiempos de ejecución satisfactorios, mas no óptimos.
Existe otro término conocido como 'falacia de la planificación'. Las personas tienden a subestimar los tiempos de ejecución de tareas simples o complejas porque utilizan información singular, en vez de información distribuida. La información singular se obtiene al observar la tarea desde una perspectiva interna, por otro lado, la información distribuida se refiere al conocimiento con respecto a situaciones similares; analizar cuál fue el resultado final del proyecto y que factores influyeron en la ejecución de las tareas; es decir, desde una perspectiva externa.
Otro concepto importante relacionado con la planificación de proyectos, son los escenarios mentales; es decir, son planes imaginarios relacionados con el desarrollo de una determinada situación. En general creamos escenarios más optimistas que lo que garantiza la situación verdadera. Su uso puede ser una herramienta muy útil en la planificación y el cálculo de los tiempos de ejecución de tareas.
El problema con los escenarios es la tendencia a crear sólo aquellos que lucen positivos, por lo tanto, cuando se recrea la secuencia de desarrollo de una tarea mediante escenarios mentales, se tiende a desestimar los inconvenientes que pueden obstaculizar su desenvolvimiento
Conclusiones:
- Debemos ser realistas al planificar. Es humanamente imposible disponer de toda la información; por lo tanto, debemos preguntar y asesorarnos para conseguir la mayor cantidad de información. A veces se desprecian las experiencias de otros y, lo que es peor, nos atrevemos a despreciar nuestras propias experiencias, sobre todo si son negativas.
- Seamos razonables al planificar. No ayudan los escenarios mentales que 'ocultan' los posibles contratiempos para lo que se planifica. Desestimar la posibilidad de que ocurra algún contratiempo cuando elaboramos escenarios mentales sólo producirá una ilusión de éxito que nada tiene que ver con lo que realmente puede pasar.
- Cuidado con la motivación exagerada. Pensar que somos superhombres que podemos tener éxito en cualquier empresa, aun cuando la experiencia muestra muchos resultados negativos en organizaciones similares, es un comportamiento que sólo traerá frustración.
