La punta del iceberg
Un project manager es la persona encargada de cumplir con una sola misión: finalizar un proyecto en el tiempo y forma indicados.
En una agencia digital el proyecto puede traducirse como un sitio, sistema o aplicación web, la implementación de una campaña de publicidad, o bien, el cumplimiento de uno o varios requerimientos que solicita un cliente.
A simple vista puede parecer fácil, pero esto sólo es la punta del iceberg, la tarea se vuelve un poco más compleja porque un project manager no es quien puede finalizar un proyecto por sí mismo sino que tiene que apoyarse en personas que sí pueden hacerlo, es decir, un equipo.
Es entonces cuando comienza el verdadero show de un project manager.
¡Que comience el show!
En una agencia digital un equipo está formado principalmente por diseñadores y programadores, aunque también puede haber otros elementos que se integren como copys, especialistas en analítica, o mercadólogos.
Para comenzar, todo el equipo que trabajará en cumplir con la misión debe, antes que otra cosa, conocer la misión. Esta es la primera función de un project manager. Comunicar la misión al equipo, o sea, el objetivo del proyecto.
Una vez que el equipo conoce la misión, entonces se puede planear cómo se conseguirá cumplirla, por lo que la siguiente función de un project manager es la de planear quién hace qué, cómo lo hará y cuándo tiene que tenerlo para lograr cumplir con el tiempo y la forma del proyecto. También evalúa qué podría salir mal en el proyecto y se anticipa dejando indicado en el plan opciones B y C que pueden ser de utilidad si algo falla, en otras palabras, evaluar y prevenir riesgos.
Cuando cada miembro del equipo sabe qué debe hacer y cuándo debe entregarlo, entonces comienzan a ejecutarlo.
En este punto, la función del project manager es la de ser un facilitador de las tareas de todos. Si bien un project manager no es un diseñador o un programador, hay muchas tareas que puede facilitarles para evitar retrasos o errores.
Durante la etapa de ejecución, el project manager facilita principalmente información. Información que puede venir del cliente, de proveedores, o de otros miembros del equipo. Al mismo tiempo que facilita, también monitorea y supervisa que cada miembro cumpla con sus tareas asignadas en los tiempos indicados en el plan de manera que no haya retrasos.
En esta etapa del proyecto también puede haber cambios en los requerimientos, en el tiempo de entrega o en las circunstancias del proyecto, por lo que el project manager se encargará de tener un control de cambios y ajustar el plan siempre que sea necesario.
Cuando todos ya han cumplido con sus tareas, el project manager, valida que todo lo que se ha ejecutado sea realmente lo que se pedía en la misión, es decir, que se hayan cumplido los requerimientos o el alcance del proyecto, esto es la calidad.
Cuando se asegura la calidad del proyecto, entonces el project manager hace la entrega final al cliente y cuando se recibe su aprobación entonces se puede cerrar, o liberar un proyecto, que es prácticamente finalizarlo de manera formal a través de la firma de un acuerdo de finalización del proyecto.
Todas las anteriores son las funciones operativas de un project manager, y de ellas hay varias metodologías que ayudan al project a mejorarlas para cumplir con su objetivo. PMI, CMMI o Metodologías ágiles como Scrum son algunas de ellas.
Pero existe un show paralelo en la que un project manager debe mostrar otra gama de habilidades.
El otro show
El recurso principal de un project manager son las personas y por lo tanto, un project manager antes que administrar proyectos, debe saber cómo liderar personas. Ser confiable, humilde y honesto facilita en gran medida su función de líder tanto para con sus equipos de trabajo como para con los clientes.
En esta gama de habilidades, un project manager debe saber muy bien cómo comunicarse, cómo motivar, cómo mediar, y cómo hacer que cada tarea de los miembros de su equipo tenga un significado más allá de la propia tarea (meaningful work).
Las claves del éxito
En mi experiencia dentro de una gran agencia digital puedo decir que las dos claves para que un project manager tenga éxito son:
La simplicidad
En palabras de John Maeda: Hacer que todo sea simple. La organización hace que lo mucho parezca poco. El conocimiento hace que las cosas sean más simples [porque siempre harás lo que debes hacer y de la forma que debes hacerlo].
Respaldar al equipo
Si quieres llegar rápido, ve solo, si quieres llegar más lejos, ve con un equipo. Lejos de tener el control de todo en cada proyecto, lograr que sus equipos crezcan y alcancen su máximo potencial, son las razones por las que la mayoría de los buenos projects manager tienen éxito.
